Форма реестра договоров по 44 фз образец заполнения

Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров , в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования , приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.

Реестр договоров зачастую ведется в Excel, бланк этого реестра, как правило, не утерждается, а представляет собой произвольную сводную таблицу, которая обычно содержит следующие колонки:

• порядковый номер и номер записи регистрации
• вид договора
• сумма (цена) договора
• стороны договора (наша организация и контрагент)
• дата заключения (подписания)
• срок действия (при наличии)
• наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
• статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
• ответственный сотрудник
• любые иные сведения (например, существенные условия)

Образец реестра договоров с примером его заполнения Вы можете скачать по ссылке .

Как по 44-ФЗ получить аванс в 2023 году

В 2023 году допускается авансирование от 50 до 90% от суммы договора. Получатели средств федерального бюджета устанавливают повышенное авансирование по особым правилам (п. 2, 3 ПП РФ № 348 от 06.03.2023).

Если финансирование по контракту подлежит казначейскому сопровождению

Заказчики обязаны установить предоплату в размере от 30% до 50% и прописать такое условие в госконтракте. В обоих случаях авансирование проводят строго в пределах лимитов бюджетных обязательств на финансовый год. Если заказчик заключает многолетний контракт и текущих лимитов недостаточно для авансирования, он включает условие о выплате частичного авансового платежа в текущем году, а другую часть предоплаты перечисляет до 1 февраля следующего года за счет лимитов очередного финансового периода.

Если финансирование по контракту подлежит казначейскому сопровождению, а сами госконтракты заключили для реализации решений о проведении капвложений в объекты капитального строительства госсобственности РФ на территориях новых российских субъектов — ДНР, ЛНР, Запорожской и Харьковской областей.

В таком случае заказчик обязан прописать аванс от 30 до 90% суммы контракта.

Кроме того, заказчик вправе включить в договор до 100 000 000 руб. условие об авансировании, не дожидаясь решения правительства (п. 9 ч. 2 ст. 5 466-ФЗ от 05.12.2022, п. 5 ПП РФ № 348). Основанием для предоплаты станет правовой акт главного распорядителя бюджетных средств.

Правила из ПП РФ № 348 действуют на федеральном уровне. Но правительство рекомендовало регионам принимать аналогичные меры и выпускать локальные акты о порядке предоплаты в 2023 году.

Например, в Московской области аванс в 2023 году регулируется Постановлением Правительства МО № 282/10 от 25.03.2022.

В 2023 году положения п. 8 ч. 1 ст. 95 44-ФЗ применяют и к заключенным на срок менее одного года госконтрактам на строительство, реконструкцию, капремонт, снос объекта капстроительства, проведение работ по сохранению объектов культурного наследия. По решению правительства, некоторые заказчики вправе изменить такие контракты, которые заключили до 31.12.2022, при соблюдении определенных условий. Кроме того, соблюдая п. 8 ч. 1 ст. 95 44-ФЗ, стороны смогут изменить существенные условия строительных контрактов, заключенных до 31.12.2022, на год и больше с ценой от 1 млн руб. и более, если в процессе их исполнения возникли обстоятельства, которые не зависят от сторон и из-за которых нельзя выполнить работы.

Напомним, что при казначейском сопровождении аванса размер обеспечения исполнения контракта считают от НМЦК, уменьшенной на размер аванса за услуги 44-ФЗ (для товаров и работ те же правила), а по закупкам с ограничениями для субъектов малого предпринимательства, по п. 1 ч. 1 ст. 30 44-ФЗ, — от цены контракта, уменьшенной на размер авансирования. Размер обеспечения исполнения контракта повышается до суммы аванса в тех случаях, когда определенный 44-ФЗ размер обеспечения ниже установленного заказчиком авансирования. А вот полагать, что аванс устанавливают не от цены контракта, а от НМЦК — ошибка. Авансирование рассчитывают от цены госконтракта.

До конца 2024 года ГРБС федерального бюджета и их подведомственные учреждения прописывают в госконтракте аванс минимум 80% цены соглашения, но не больше лимитов бюджетных обязательств. Такая обязанность возникает при закупках некоторых промышленных товаров, если устанавливаются запрет или ограничения на допуск иностранной продукции (п. 1, 2 Постановления Правительства РФ № 2411 от 24.12.2022).

Порядок получения информации о расценках

3.12. Все документы, содержащие ценовую информацию, полученные, по запросам, предусмотренным пунктами 3.7.1 и 3.7.2 настоящих Рекомендаций, рекомендуется регистрировать в делопроизводстве заказчика, уполномоченного органа, уполномоченного учреждения и использовать в расчетах НМЦК.

Как заполнить отчет об исполнении контракта

Рассмотрим действия заказчика пошагово.

Шаг 1. Зайти в личный кабинет на официальном сайте ЕИС.

Шаг 2. Перейти в «Реестр контрактов».

Шаг 3. Найти нужное соглашение и открыть его.

Шаг 4. Заполнить форму, предусмотренную интерфейсом, и прикрепить необходимые файлы. При этом часть полей будет заполнена автоматически — эти данные берутся из информации о закупке.

Обратите внимание, что в позиции «Дата» следует указать дату составления. Ею будет являться дата размещения в ЕИС либо, если документ содержит сведения, которые составляют государственную тайну, дата его подписания руководителем контрактной службы или контрактным управляющим. Например, если он формируется 15.06.2018, а разместить его в ЕИС предполагается 16.06.2018, то в позиции «Дата» необходимо указать 16.06.2018.

Шаг 5. Готовый документ нужно подписать электронной подписью и опубликовать. Если документ содержит сведения, составляющие государственную тайну, он также составляется, подписывается руководителем контрактной службы либо контрактным управляющим заказчика, но не размещается в ЕИС.

Все требования к заполнению изложены в Постановлении Правительства РФ № 1093 и Руководстве.

Скачать

Журнал регистрации договоров в организации

Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Т.е. эти вопросы собственник компании решает самостоятельно, исходя из своей ситуации и потребности. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет. Достаточно хранить их в отдельной папке в хронологическом порядке. В ситуации же, когда заключением, сопровождением и исполнением соглашений занимается большое количество сотрудников и порой из разных подразделений, то необходима удобная система их упорядочения.

Вступление договора в силу не зависит от факта его регистрации в организации, являющейся стороной. Согласно ст. 433 Г РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. На практике такой акцепт оформляется подписанием документа уполномоченным на это лицом и проставлением печати организации (если она используется юридическом лицом).

Справка

Однако регистрация договоров, заключаемых организацией, выполняет другие важные функции:

1. учет заключаемых соглашений
2. обеспечение сохранности подлинных документов (как самих договоров, так и приложений к ним, дополнительных соглашений и, возможно, переписки, имеющей отношение к исполнению обязательств по нему)
3. обеспечение легкого доступа к документам и иные функции.

Регистрация договоров в организации может происходить в нескольких вариантах. Так называемый централизованный учет предполагает, что существует единый на всю организацию ресурс учета договоров, которым занимается либо один специалист, либо группа сотрудников. Однако компании может быть удобнее использовать и децентрализованный подход – когда учетом и хранением договорных документов занимается тот отдел, который соглашение заключил и сопровождает.

Выбор той или иной системы учета зависит исключительно от порядка документооборота каждой конкретной организации. Компания выбирает тот способ, который ей наиболее удобен.

Кто именно занимается регистрацией – вопрос также решается в каждой компании по-своему. Это может быть отдельный сотрудник – делопроизводитель, секретарь, сотрудник канцелярии. Учет и систематизацию может вести юридический отдел или юрист, договорные документы могут храниться и учитываться в бухгалтерии. Также учет может быть организован в специальном договорном отделе. Все эти нюансы определяются в зависимости от специфики юридического лица – от сферы его деятельности, от количества клиентов, от потока заключаемых соглашений, от штатного количества персонала фирмы и даже от разнообразия видов заключаемых сделок. Причем регистрация договоров в организации может быть закреплена во внутренних документах предприятия, а может складываться из ее обычаев.

В зависимости от вида договора учитываться он может по-разному. Кадровые – трудовые и гражданско-правовые соглашения с работниками на определенный вид выполняемой работы – регистрируются в кадровой службе. Иные гражданско-правовые договоры, из которых возникают права и обязанности организации в целом, — регистрируются отдельно. Такие виды соглашений еще называют хозяйственными.

Самостоятельному учету могут подвергаться контракты, заключенные по результатам конкурса, или иные виды соглашений.

Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров

Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре. Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

• содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
• отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).

Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.